MS Project Training Modul 1

Falls Sie schon immer MS Project erlernen wollten, dann sind Sie hier richtig. Ich meine damit nicht, einen hübschen Gantt Chart entwerfen, ausdrucken und an die Wand kleben. Ein Return on Investment erbringt MS Project erst, wenn Sie anhand MS Projects Ihr Projekt überwachen und steuern können. Sie werden auf unserer Website alle Funktionsweisen von MS Project erlernen. Dabei wird auch optimal die Methodenlehre berücksichtigt. Ich referenziere hier auf den PmBok Guide 6th vom PMI. Der PmBok Guide bildet das Hauptdokument zur PMP Zertifizierung für Projektmanager.

In späteren Modulen werden auch agile PM Methoden mit MS Project trainiert. In dem Fall beziehe ich mich auf den “Praxisleitfaden Agilität” von PMI und Agile Alliance.

 

 

In Deutschland und Österreich sind im Kontext von Projektmanagement, häufig zwei Trainerkategorien anzutreffen: Die Methodentrainer und die IT Trainer, respektive MS Project Trainer.

Die Methodentrainer behaupten, MS Project ist viel zu komplex, da kommt man mit Excel besser voran. Die MS Project Trainer behaupten, die PM Methoden muss man nicht beherrschen, Praxiserfahrung reicht vollkommen aus.

Nach 20 Jahren MS Project Trainer und seit 15 Jahren Methodentrainer, sage ich Ihnen, 

“MS Project ist ein Spiegel der Methoden”. 

Ein Projektmanager, der bspw. den PmBok Guide beherrscht, sucht oder fragt in meinen Seminaren nach Features, die er aus der Methodenlehre kennt. Diese Projektmanager empfinden MS Project auch nicht als komplex. Projekte sind komplex, aber nicht die Methoden oder MS Project. Es dürfte auf der Hand liegen, warum manche Projektmanager MS Project als komplex empfinden. Wenn Sie Hänsel und Gretel auf Chinesisch hören, werden Sie sich auch überfordert fühlen.

Zudem werde ich in dieser Trainingsreihe aufzeigen, wie in einem Unternehmen ein MS Project Rollout stattfinden kann, der sicher stellt, dass die Projektleiter MS Project nicht als Belastung empfinden, sondern als Benefit. In den meisten Unternehmen wird MS Project vollkommen falsch gehandhabt.

Vorgehensweise:

Jedes Modul wird als BLOG und als Video auf dieser Website gepostet. Zuerst finden Sie hier immer den BLOG. Mit einem Zeitversatz erfolgt das Video. 

Je nachdem wie umfangreich ein Modul ist, können ein oder mehrere Module mit einem Übungsteil beendet werden. Die Übungsteile befinden sich ebenfalls im Register “MS Project”. Die Lösungen ebenfalls.

MODUL 1

Ziele:
  1. Der Teilnehmer soll anschließend in der Lage sein, die Hauptbestandteile MS Projects beschreiben zu können und mit mindestens einer Vorgehensweise die Elemente aufrufen oder erreichen können.
  2.  Einige wichtige Einstellungen in den Optionen kennen.
  3.  Grob die Arbeitsweise von MS Project beschreiben können.

Starten Sie MS Project. Falls Sie nur die Menüs sehen, klicken Sie auf ein Menü, dann klappt die Symbolleiste auf. Am rechten Rand finden Sie keine kleine Heftzwecke, damit können sie die Symbolleiste fixieren.

Bekommt man MS Project zum ersten Mal zu Gesicht, fragt man sich vielleicht, mit welcher anderen Software MS Project vergleichbar wäre. In meinen Seminaren tippen die meisten Teilnehmer auf Excel. Richtiger ist aber der Vergleich zu Access. MS Project ist nämlich eine Datenbank. 

Bevor wir darauf eingehen, wollen wir zwei Einstellungen  vornehmen. Deaktivieren Sie bitte die Zeitachse Bild 1. Im Bild 2 sehen in der Fußzeile der Ansicht “Neue Vorgänge: Manuell geplant”. Diese Funktion gibt es erst seit der 2013 Version. Sinn und Zweck ist es ja eigentlich, dass ein kausal funktionierender Netzplan erstellt wird, der terminliche Veränderungen auf seine Nachfolger überträgt. Da dies bei Anfängern zu Verwirrungen geführt hat, hat man die manuelle Option eingeführt, die aber unrealistisch ist. Arbeiten Sie von Anfang an mit den automatischen Funktionen, damit Sie sich daran gewöhnen.

Mit der manuellen Funktion müssen Sie die Vorgänge (PmBok: Terminplanvorgänge) auf der Zeitachse von Hand verschieben. Mit der automatischen Funktion können Sie die Vorgänge ebenfalls mit der Hand verschieben. Das sollten Sie aber möglichst erst vornehmen, wenn Sie ein Profi sind. MS Project generiert in diesem Fall Einschränkungen, die Probleme darstellen können. dazu später mehr.

Bild 1
Bild 2

Die drei Datenbanken

Sie wissen vielleicht: Eine Datenbank besteht aus Datensätzen, die Datensätze bestehen aus Feldern. Im Bild 1 sehen Sie einige dieser Felder in den Spaltenköpfen. Dauer, Anfang, Ende….sind Felder eines Datensatzes.
Bilds 3
Bild 4

Klicken Sie jetzt auf “Ressource Tabelle” (Bild 4). 

Sie bekommen jetzt eine Tabelle ohne Gantt Chart angezeigt. Am rechten Rand können Sie eine “Neue Spalte hinzufügen”. Sie sehen jetzt den Datensatz der  Ressourcen Datenbank. Ressourcen benötigen natürlich andere Felder (oder Attribute) als Vorgänge. Ein Vorgang macht z.B. keine Überstunden.

Eine Ressource benötigt bspw. Stammdaten, wie Stundensatz, Basiskalender, Qualifikation etc.

Bild 5

MS Project erlaubt drei Arten an Ressourcen (Bild 6). Hier habe ich schon eine Gruppierung eingefügt, Sie lernen das später. In der Spalte Max. Einh. sehen Sie die Kapazitäten. Generische Ressourcen (Elektriker) können mehrere vorhanden sein. Den Müller gibt es hoffentlich nur einmal. Man verwendet die % Angaben, da auch bspw. Halbtagskräfte eingesetzt werden (50%)

Bild 6
Bild 7

Die dritte Datenbank…..

ist nicht vorhanden. Entsteht erst, wenn Sie die Ressourcen den Vorgängen zuordnen.Da gibt es mehrere Möglichkeiten. Doppelklicken Sie auf den Vorgang A, den Sie vorher bitte in die Zeile 1 Spalte Vorgangsname eingeben.

Sie erhalten jetzt die Maske “Informationen zum Vorgang”. Hier können Sie im Register “Ressourcen”den Elektriker auswählen und Kapazitäten eintragen. Und Ok.

Jetzt sollten Sie den Inhalt von Bild 7 sehen. Durch die Zuordnung der Ressource zu einem Vorgang, enstehen Zuordnungsinformationen. Die Zuordnungsinformationen ergeben quasi die dritte Datenbank. Allerdings zeigt diese Datenbank einmal die Zuordnungsinformationen aus der Perspektive der Vorgänge und einmal aus der Perspektive der Ressourcen. Schauen wir uns zuerst die Zuordnungsinformationen aus Perspektive der Vorgänge an. Drücken Sie den Mauszeiger wieder gegen den linken Rand und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Ansicht “Vorgang:Einsatz” aus.

Sie sehen jetzt den Vorgang A und darunter die Ressource Elektriker. In der Spalte Arbeit (PmBok = Aufwand) sehen Sie der Anzahl der Stunden. Der Kalender definiert 8 Stunden pro Tag. Da wir 150% Ressourcen hinzugefügt haben, ergeben sich 12 Stunden pro Tag.Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Einzelheiten. Jetzt erhalten Sie das Kontextmenü mit weiteren Zeitphasenfeldern. Klicken Sie auf das Zeitphasenfeld “Kosten”

Bild 9
Bild 10

Im Bild 10 sehen Sie jetzt eine weitere Zeile, mit dem Zeitphasenfeld “Kosten”. In einem späteren Modul erfahren Sie, um welche Art Kosten es sich hier handelt (nicht Buchhalterisch sondern Zeitorientiert). Kosten sind keine entstanden trotz 12 Stunden Aufwand. Sagt man nicht, am Aufwand hängen die Kosten? Wechseln Sie in die Ansicht “Ressource:Tabelle”.

Tragen Sie bei den Elektrikern in die Spalte Standardsatz 100€ pro Stunde ein. Danach gehen Sie zurück in die Ansicht “Vorgang:Einsatz”. Jetzt sollten Sie dort 1200€ Kosten vorfinden.

Bild 11
Bild 12

Nun schauen wir uns die Zuordnungsinformationen noch aus Sicht der Ressourcen an. Wechseln Sie in die Ansicht “Ressource:Einsatz”.

Sie sehen, jetzt steht die Ressource oben, der Vorgang ist untergestuft. Das Zeitphasenfeld “Kosten” habe ich auch schon hinzugefügt. Die Zeitscalen können Sie übrigens in beiden Ansichten gemäß Ihren Bedürfnissen anpassen, also Wochen, Monate, Quartale etc. Das funktioniert unten rechts über den + – Schieberegler oder etwas genauer über einen Doppelklick direkt auf die Zeitscala. Dann erhalten Sie die Maske aus Bild 13. Hier können Sie bis zu 3 Scalen genauestens konfigurieren. Wichtig dabei, die Zeiteinheiten der oberen Scala muss größer oder gleich der nächst unteren Scala konfiguriert werden.

Bild 13

Wechseln Sie jetzt bitte wieder in die Ansicht “Gantt Diagramm”. Sie haben sicherlich bemerkt, dass nach Eingabe eines Vorgangs automatisch 1 Tag Dauer erscheint. Diesen Standard können Sie verändern. Klicken Sie bitte auf das Menü “Datei” un wählen danach die “Optionen – Terminplanung”.

Falls Ihre Arbeitswoche nur von Dienstag bis Donnerstag dauert, können Sie dies hier standardisieren. Ebenfalls die Uhrzeiten, falls Sie Langschläfer sind. Dazu kommen weiter unten einige wichtige Informationen.

Die eben angesprochenen standardisierte Dauer finden Sie weiter unten: “Dauer wird eingegeben in”. Tip: Die “Arbeit”, also der Aufwand (Manntage, besser Personentage) sollte sich von der Dauer als Zeiteinheit immer unterscheiden. Die Einheit Stunden (Personenstunden) zu ändern macht nur Sinn, wenn es sich um sehr große Projekte handelt.

Alle anderen Optionen kommen später in den Fokus. Sie sollten sich hüten Häckchen zu verändern, dass kann erheblichen Einfluss auf die Arbeitsweise MS Projects nehmen. Als junger Trainer habe ich graue Haare bekommen, wenn meine Teilnehmer in den Optionen “Häckchen wechsel dich” spielten. Wenn das Programm dann anders reagierte als mein Programm auf dem Beamer, kam der Standard Spruch: “Ich habe nichts gemacht”.

Bild 15

Wechseln Sie in den Optionen bitte auf “Allgemein”. Dort stellen Sie bitte das im Bild 16 dargestellte Format ein.

Wichtige Kalendereinstellungen

Falls Sie nicht mit den Standardeinstellungen der Kalender arbeiten wollen, gilt es diese Ihren Prämissen anzupassen.

  1. Öffnen Sie eine neue Datei. Passen Sie sie dem Bild 17 gemäß an. Eine neue Spalte fügen Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf ein. Denken Sie daran, auf “automatisch geplant” umzuschalten.
  2. Wechseln Sie in die Ansicht “Ressource:Tabelle” und geben Herrn Müller ein. Danach wechseln Sie zurück auf die Ansicht “Gantt:Diagramm”. Ordnen Sie den Herrn Müller dem Vorgang zu. Die Uhrzeiten decken 9 Stunden ab. Im Kalender des Projekts ist eine Stunde Mittagspause vorgesehen.
  3. Wir wollen jetzt die Startzeit ändern und nur 7,5 Stunden am Tag arbeiten.

4. Dazu wechseln Sie in das Menü “Projekt” und dort in “Arbeitszeit ändern”. Sie erhalten die Maske aus Bild     18. Sie sehen den Standardkalender. Er enthält von 12:00 – 13:00 die Mittagspause. Wechseln Sie unten          in das Register “Arbeitswochen”. 

Bild 18
Bild 19

5. Markieren Sie den Standard Kalender, klicken auf “Details”, markieren Montag bis Freitag und ändern              08:00 um in 08:30. Danach bestätigen zwei mal auf Ok. Im Bild 20 sehen Sie jetzt, dass der Zeitstrahl in          den Dienstag hineinreicht. Der Vorgang endet am nächsten Tag um 09:00 Uhr. So kann man natürlich              nicht arbeiten. Von daher wechseln Sie bitte in “Datei – Optionen.- Terminplanung”. 

Bild 20
Bild 21

Hier tragen Sie bitte die Standardanfangszeit auf 08:30 um und Stunden pro Tag auf 7,5.

Bild 22

7. Wollen Sie die neuen                     Kalendereinstellungen für           alle weiteren Projekte der           Zukunft übernehmen, gehen       Sie wie folgt vor: Wechseln           Sie in “Datei – Optionen –               Terminplanung –                             Kalenderoptionen für                   dieses Projekt”. Bevor Sie           die Zeiten verändern                     wählen Sie: “Alle neuen                  Projekte.”

Allerdings benötigen Sie noch einen weiteren Schritt: Wechseln Sie über “Datei – Organisieren in die Organisieren Maske. Hier kopieren Sie den Kalender aus Ihrem aktuellen Projekt rüber nach links, in die Global.mpt. mpt steht für Microsoft Project Template. Dazu später mehr.

Bild 23

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